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¿Qué es un sistema de gestión documental (DMS) y para qué sirve?

¿Cuáles son algunos ejemplos de DMS?
DMS es la sigla de Sistema de Gestión Documental en inglés. Estos sistemas tienen como objetivo gestionar y administrar documentos electrónicos de forma centralizada para una mejor organización y acceso a ellos.
Algunos ejemplos de DMS incluyen:
– Microsoft SharePoint: plataforma de colaboración empresarial que incluye herramientas para gestión documental.
– Alfresco: software libre y gratuito que permite almacenar y gestionar documentos electrónicos.
– Google Drive: herramienta de almacenamiento en la nube que también ofrece funciones de gestión de documentos.
– DocuSign: plataforma de gestión de firmas electrónicas y documentación legal.
– OpenKM: sistema de gestión documental open source con funcionalidades avanzadas para la gestión de documentos electrónicos.
Estos son solo algunos ejemplos de DMS, existen muchas otras opciones en el mercado dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa o usuario.
¿Cuál es la forma de uso del DMS?
El DMS (Document Management System o Sistema de Gestión de Documentos) es una herramienta que permite la gestión y organización eficiente de documentos y archivos digitales. Está diseñado para simplificar el procesamiento de documentos y mejorar la productividad y eficiencia de las empresas.
La forma de uso del DMS puede variar según el software en particular, pero en general, se divide en varias etapas. En primer lugar, se debe realizar la captura de los documentos, ya sea mediante la digitalización de documentos físicos o la creación de documentos digitales desde cero. Luego, se procede a la clasificación y etiquetado de los documentos con el objetivo de organizarlos en categorías y facilitar su búsqueda y acceso posterior.
Una vez organizados los documentos, un DMS permite llevar a cabo diversos procesos de gestión de documentos, como la revisión, aprobación y distribución de los mismos. Además, se pueden establecer permisos y roles para controlar el acceso a los documentos, garantizando su seguridad y privacidad.
Finalmente, el DMS ofrece una serie de herramientas para la gestión y análisis de los documentos, como la generación de informes y estadísticas, lo que permite una mejora continua en los procesos de gestión de documentos y una mayor eficiencia en la toma de decisiones.
En resumen, el uso del DMS es fundamental para optimizar la gestión documental en una empresa, desde la captura y clasificación, hasta la gestión y análisis de los documentos.
¿Cuáles son las ventajas de tener un sistema de gestión de documentos? Escrito solo en español.
Un sistema de gestión de documentos (SGD) es una herramienta que se utiliza para crear, almacenar y gestionar documentos de manera electrónica. A continuación, te presentamos algunas de las ventajas que ofrece un SGD:
1. Mayor eficiencia: Con un SGD, los documentos se pueden buscar y encontrar fácilmente, lo que hace que todo el proceso de gestión de documentos sea más rápido y eficiente.
2. Ahorro de tiempo: Con un SGD, no es necesario buscar documentos en papel y esto ahorra mucho tiempo.
3. Accesibilidad: Con un SGD, los documentos se pueden acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando tengas acceso a Internet.
4. Mayor seguridad: Los SGD suelen contar con medidas de seguridad como la autenticación de usuarios, el cifrado de datos y la copia de seguridad de información importante.
5. Mejora de la colaboración: Los SGD permiten a varias personas trabajar en el mismo documento al mismo tiempo, lo que mejora la colaboración del equipo y facilita el trabajo en conjunto.
En resumen, un SGD ofrece una serie de beneficios que pueden ayudar a mejorar la productividad, la eficiencia y la seguridad en la gestión de documentos.
¿Cuál es el mejor Sistema de Gestión de Documentos (DMS)?
El mejor Sistema de Gestión de Documentos (DMS) para Software para todo es el que se adapta perfectamente a tus necesidades y las de tu empresa. Algunos de los factores que debes considerar son:
1. Escalabilidad: Es importante que el DMS pueda crecer contigo y tu empresa, de manera que puedas agregar funcionalidades y características según lo necesiten tus usuarios.
2. Integraciones: Es importante que el DMS se integre con otras herramientas que uses en tu trabajo(diagramadores de flujo, sistemas de gestión de proyectos, etc.), esto facilitará la colaboración entre los usuarios.
3. Seguridad: Es esencial que el software sea seguro, ya que contendrán información valiosa de tu empresa.
4. Usabilidad: El sistema deberá ser fácil de usar para tus usuarios, de manera que puedan aprovechar al máximo sus funcionalidades sin grandes complicaciones.
5. Personalización: El sistema debe permitir la personalización del mismo, para adecuarse a la estructura de tu empresa.
En resumen, el mejor DMS dependerá de tus necesidades y las de tu empresa, asegurándote de que cumpla con los criterios mencionados anteriormente. Algunos de los DMS más utilizados en el mercado son SharePoint, Google Drive, Dropbox Business, entre otros.
Software
TPV Club, la solución integral para la gestión de clubes y asociaciones

¿Qué hace TPV Club?
- Gestión de socios y familias: altas, bajas, renovaciones y perfiles enlazados.
- Cobros y vencimientos: cuotas periódicas, pagos puntuales y avisos automáticos.
- Múltiples formas de pago: Bizum, Stripe, TPV físico, transferencia. efectivo
- Documentación digital: firmas online, consentimientos y subida de documentos.
- Comunicación directa: correos personalizados y notificaciones automáticas.
- Informes y estadísticas: listados filtrados y exportables.
Ventajas de usar TPV Club
Nuestro sistema está pensado para clubes y asociaciones que quieren dar un salto en su gestión:
- Centralización: todo en una sola plataforma.
- Ahorro de tiempo: automatización de procesos administrativos.
- Transparencia: socios y junta acceden a la información de forma clara.
- Seguridad: datos encriptados y copias de seguridad.
- Escalabilidad: válido para clubes pequeños y grandes entidades.
📲 La app para socios
Además de la gestión interna para el club, TPV Club cuenta con una
app para socios (PWA) que se instala fácilmente en el móvil o tablet.
Desde ella, cada socio o tutor puede:
- Firmar documentos y consentimientos de manera digital.
- Consultar sus pagos, recibos y vencimientos pendientes.
- Actualizar sus datos personales en cualquier momento.
- Recibir notificaciones y comunicaciones del club.
- Acceder a la documentación de forma centralizada y segura.
Todo desde un entorno sencillo, rápido y accesible desde cualquier dispositivo,
sin necesidad de descargar nada desde la tienda de aplicaciones.
Casos de uso reales
Clubes deportivos
Gestión de fichas, entrenamientos, cuotas y competiciones.
Asociaciones culturales
Organización de talleres, actividades y control de participantes.
Entidades educativas
Inscripciones de alumnos, matrículas y gestión económica.
Da el salto a la digitalización con TPV Club
Con TPV Club, tu entidad será más ágil, profesional y preparada para crecer.
La digitalización ya no es el futuro, es el presente.
Software
Ahora ERP, el software de gestión flexible para PYMES en España

La gestión empresarial está en plena transformación. Cada vez más PYMES buscan un ERP que se adapte a sus necesidades reales y les ayude a crecer sin complicaciones.
Entre las soluciones disponibles, Ahora ERP se ha consolidado como una de las más potentes en el mercado español.
🔍 ¿Qué es Ahora ERP?
Ahora ERP es un sistema de gestión integral diseñado para automatizar procesos clave de negocio y adaptarse a empresas de cualquier tamaño.
Se caracteriza por:
✨ Flexibilidad y modularidad.
⚙️ Integración con ecommerce.
📊 Cumplimiento normativo.
📈 Escalabilidad y adaptación al crecimiento.
🚀 Ventajas principales de Ahora ERP
💡 Flexibilidad total
Cada empresa puede implementar únicamente los módulos que necesita, con la tranquilidad de poder añadir más a medida que crece.
🛒 Integración con ecommerce
Perfecto para negocios online: conecta con PrestaShop, Shopify, WooCommerce y marketplaces para gestionar stock, pedidos y facturación desde un solo panel.
🔄 Automatización de procesos
Gestión contable, facturación, inventarios, compras y logística integrados. Menos tareas manuales, más eficiencia.
📜 Cumplimiento normativo
Actualizado frente a la legislación española y preparado para la facturación electrónica obligatoria.
⚖️ ¿Por qué elegir Ahora ERP frente a otros sistemas?
Característica | ERP tradicionales 🏢 | Ahora ERP 🚀 |
---|---|---|
Flexibilidad | Limitada | Modular y adaptable |
Integración ecommerce | Opcional y costosa | Nativa y optimizada |
Escalabilidad | Requiere migraciones | Crece con tu negocio |
Cumplimiento normativo | Depende del proveedor | Actualizado en España |
📊 Caso práctico
Una empresa con tienda online en PrestaShop necesitaba integrar su catálogo con la gestión de stock y facturación.
Con un ERP tradicional, el proceso era lento y costoso.
👉 Con Ahora ERP lograron:
-
Sincronizar pedidos y stock en tiempo real.
-
Automatizar facturación y contabilidad.
-
Mejorar su productividad sin fricciones.
🤝 Conclusión
Ahora ERP es la herramienta ideal para PYMES que quieren dar el salto hacia una gestión más ágil, integrada y escalable.
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Con más de 35 años de experiencia en consultoría tecnológica, Labelgrup te acompaña en todo el proceso de digitalización.
Software
¿Qué es un PIM y por qué es clave en cualquier ecommerce moderno?

Si tienes una tienda online o vendes en marketplaces, probablemente hayas escuchado hablar de los PIM. Pero… ¿qué es un PIM exactamente y por qué cada vez más empresas lo consideran imprescindible para vender online?
En este artículo vamos a explicarlo de forma sencilla, con ejemplos reales y una herramienta recomendada para ecommerce: Verentia, una solución PIM pensada para centralizar y automatizar la gestión de productos en múltiples canales.
¿Qué es un PIM?
PIM son las siglas de Product Information Management, o lo que es lo mismo, sistema de gestión de información de productos. Su función principal es centralizar todos los datos relacionados con los productos que vende una empresa: títulos, descripciones, fotos, características técnicas, precios, etc.
Gracias a un PIM, todos estos datos se gestionan desde un único lugar y se distribuyen automáticamente a los distintos canales donde vendes: tienda online, marketplaces como Amazon o eBay, catálogos impresos, redes sociales, etc.
¿Por qué es tan importante un PIM en ecommerce?
La gestión del catálogo de productos puede volverse un caos cuando:
-
Vendes en más de un canal (web, Amazon, Miravia, etc.)
-
Tienes un número elevado de productos o referencias.
-
Trabajas con diferentes proveedores que actualizan fichas constantemente.
-
Necesitas mantener la coherencia de la información (nombres, precios, stocks…).
Un PIM te permite ahorrar tiempo, evitar errores y mantener la información siempre actualizada. Esto no solo mejora la eficiencia, sino también la experiencia de compra del cliente final.
Principales beneficios de un sistema PIM
✅ Centralización de datos: todo el contenido de tus productos está en un único lugar.
✅ Automatización de procesos: se acabó copiar y pegar entre plataformas.
✅ Menos errores: evitas inconsistencias en nombres, precios o descripciones.
✅ Mejor SEO: puedes optimizar los textos de producto fácilmente y adaptarlos a cada canal.
✅ Ahorro de tiempo: actualiza cientos de productos en minutos, no en días.
¿Qué es Verentia y cómo puede ayudarte?
Verentia es una solución PIM pensada especialmente para empresas que venden en ecommerce o marketplaces. Lo que la diferencia es su enfoque práctico, su interfaz intuitiva y su integración con otros sistemas clave como ERPs y SGA (gestión de almacenes).
Entre sus características principales destacan:
-
✅ Gestión centralizada de productos.
-
✅ Conexión con PrestaShop, WooCommerce, Amazon, Miravia, y más.
-
✅ Integración con herramientas logísticas.
-
✅ Control total sobre atributos, variantes e imágenes.
-
✅ Edición masiva de datos.
Verentia es ideal tanto para tiendas online en crecimiento como para negocios consolidados que necesitan automatizar y escalar su catálogo digital sin perder el control.
👉 Si estás buscando un PIM para ecommerce, Verentia es una opción 100% recomendable.
¿Cuándo deberías plantearte usar un PIM?
No necesitas tener miles de productos para beneficiarte de un PIM. Basta con que:
-
Tengas más de un canal de venta.
-
Te resulte difícil mantener toda la información actualizada.
-
Quieras escalar tu negocio sin duplicar esfuerzos.
-
Busques profesionalizar la presentación de tu catálogo.
Saber qué es un PIM y cómo puede ayudarte es el primer paso para transformar la forma en que gestionas tus productos. No es solo una herramienta, es una forma más inteligente y eficiente de trabajar.
Si vendes online, ya sea en tu propia web o en marketplaces, considera implementar un PIM como Verentia. Tu equipo lo agradecerá y tus clientes también.
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