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¿Por qué un programa de gestión documental es esencial para tu empresa? Descubre las ventajas con el programa de gestión documental del SENA

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gestion documental

¿Cuál es la definición de gestión documental en el Sena?

Gestión documental en el Sena se refiere al conjunto de procesos que se utilizan para la gestión eficiente de documentos y archivos dentro de una empresa o institución.

Esta gestión incluye la creación, captura, organización, almacenamiento, recuperación y disposición de los documentos que se generan durante el desarrollo de las actividades de la organización.

Es importante destacar que la gestión documental en el Sena no solo se limita a la organización física de los documentos, sino que también abarca su tratamiento digital, incluyendo la aplicación de tecnologías y herramientas de software para su gestión electrónica.

En resumen, la gestión documental en el Sena es fundamental para garantizar una adecuada organización y acceso a la información, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad en las actividades diarias de la institución.

¿Cuál es la estructura de un software de gestión de documentos?

Un software de gestión de documentos tiene una estructura básica que se compone de los siguientes elementos:

1. Entrada de documentos: Este es el primer paso en la gestión de documentos, y consiste en la captura inicial del documento. Puede ser en forma de escaneo, importación de archivos digitales, o incluso ingreso manual.

2. Indexación de documentos: Para poder gestionar los documentos de manera eficiente, es necesario etiquetarlos con información relevante que facilite su posterior búsqueda. La indexación incluye campos como fecha, autor, tipo de documento, palabras clave, entre otros.

3. Almacenamiento de documentos: Una vez que los documentos están indexados, deben ser almacenados en un repositorio seguro y accesible. Esto puede ser en la nube o en servidores locales.

4. Gestión de versiones: Esta función garantiza que se tenga un registro de cada cambio realizado en el documento, así como el acceso a versiones anteriores del mismo.

5. Flujo de trabajo: Una vez que un documento ha sido capturado, indexado, almacenado y versionado, se pueden definir flujos de trabajo para su procesamiento y aprobación.

6. Búsqueda y recuperación de documentos: Finalmente, un buen software de gestión de documentos debe contar con una opción de búsqueda avanzada que permita encontrar rápidamente los documentos necesarios.

En resumen, un software de gestión de documentos eficiente debe contar con una estructura que incluya la entrada, indexación, almacenamiento, gestión de versiones, flujo de trabajo y búsqueda/recuperación de documentos.

¿Quién es responsable de desarrollar un programa de gestión documental?

En el contexto de Software para todo, el responsable de desarrollar un programa de gestión documental es un equipo de desarrollo de software encargado de diseñar, programar y probar el software que permitirá gestionar los documentos de una organización. Este equipo puede estar conformado por programadores, analistas de sistemas y especialistas en seguridad de la información, entre otros profesionales. El objetivo principal del equipo de desarrollo es crear un software que cumpla con las necesidades específicas de la organización y que respete las normas y regulaciones en cuanto a la gestión de documentos. Es importante destacar que el programa de gestión documental debe ser fácil de usar y entender, para que el personal de la organización pueda manejarlo sin dificultades.

¿Cuál es la cantidad de procesos que incluye el Programa de Gestión Documental?

El Programa de Gestión Documental incluye una variedad de procesos que se encargan de la administración, gestión y control de los documentos en una organización. Entre estos procesos se encuentran: la creación y captura de documentos, la clasificación y organización de los mismos, el almacenamiento y archivo, la consulta y recuperación de documentos, la gestión de versiones y revisiones, la gestión del ciclo de vida de los documentos, la distribución y divulgación de información, y la eliminación o destrucción de documentos cuando ya no son necesarios. Todo esto ayuda a las organizaciones a mejorar su eficiencia, ahorro de tiempo y costos en la gestión documental y a tener mejor control y acceso a sus documentos.

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TPV Club, la solución integral para la gestión de clubes y asociaciones

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TPV Club, la solución integral para la gestión de clubes y asociaciones
Gestionar un club deportivo o una asociación nunca ha sido tan fácil. TPV Club es una plataforma digital diseñada específicamente para cubrir todas las necesidades de gestión en un solo sistema, de forma segura, ágil y accesible desde cualquier dispositivo.

¿Qué hace TPV Club?

  • Gestión de socios y familias: altas, bajas, renovaciones y perfiles enlazados.
  • Cobros y vencimientos: cuotas periódicas, pagos puntuales y avisos automáticos.
  • Múltiples formas de pago: Bizum, Stripe, TPV físico, transferencia. efectivo
  • Documentación digital: firmas online, consentimientos y subida de documentos.
  • Comunicación directa: correos personalizados y notificaciones automáticas.
  • Informes y estadísticas: listados filtrados y exportables.

Ventajas de usar TPV Club

Nuestro sistema está pensado para clubes y asociaciones que quieren dar un salto en su gestión:

  • Centralización: todo en una sola plataforma.
  • Ahorro de tiempo: automatización de procesos administrativos.
  • Transparencia: socios y junta acceden a la información de forma clara.
  • Seguridad: datos encriptados y copias de seguridad.
  • Escalabilidad: válido para clubes pequeños y grandes entidades.

📲 La app para socios

Además de la gestión interna para el club, TPV Club cuenta con una
app para socios (PWA) que se instala fácilmente en el móvil o tablet.
Desde ella, cada socio o tutor puede:

  • Firmar documentos y consentimientos de manera digital.
  • Consultar sus pagos, recibos y vencimientos pendientes.
  • Actualizar sus datos personales en cualquier momento.
  • Recibir notificaciones y comunicaciones del club.
  • Acceder a la documentación de forma centralizada y segura.

Todo desde un entorno sencillo, rápido y accesible desde cualquier dispositivo,
sin necesidad de descargar nada desde la tienda de aplicaciones.

Casos de uso reales

Clubes deportivos

Gestión de fichas, entrenamientos, cuotas y competiciones.

Asociaciones culturales

Organización de talleres, actividades y control de participantes.

Entidades educativas

Inscripciones de alumnos, matrículas y gestión económica.

Da el salto a la digitalización con TPV Club

Con TPV Club, tu entidad será más ágil, profesional y preparada para crecer.
La digitalización ya no es el futuro, es el presente.

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Ahora ERP, el software de gestión flexible para PYMES en España

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Ahora ERP, el software de gestión flexible para PYMES en España

La gestión empresarial está en plena transformación. Cada vez más PYMES buscan un ERP que se adapte a sus necesidades reales y les ayude a crecer sin complicaciones.

Entre las soluciones disponibles, Ahora ERP se ha consolidado como una de las más potentes en el mercado español.


🔍 ¿Qué es Ahora ERP?

Ahora ERP es un sistema de gestión integral diseñado para automatizar procesos clave de negocio y adaptarse a empresas de cualquier tamaño.

Se caracteriza por:
✨ Flexibilidad y modularidad.
⚙️ Integración con ecommerce.
📊 Cumplimiento normativo.
📈 Escalabilidad y adaptación al crecimiento.


🚀 Ventajas principales de Ahora ERP

💡 Flexibilidad total

Cada empresa puede implementar únicamente los módulos que necesita, con la tranquilidad de poder añadir más a medida que crece.

🛒 Integración con ecommerce

Perfecto para negocios online: conecta con PrestaShop, Shopify, WooCommerce y marketplaces para gestionar stock, pedidos y facturación desde un solo panel.

🔄 Automatización de procesos

Gestión contable, facturación, inventarios, compras y logística integrados. Menos tareas manuales, más eficiencia.

📜 Cumplimiento normativo

Actualizado frente a la legislación española y preparado para la facturación electrónica obligatoria.


⚖️ ¿Por qué elegir Ahora ERP frente a otros sistemas?

Característica ERP tradicionales 🏢 Ahora ERP 🚀
Flexibilidad Limitada Modular y adaptable
Integración ecommerce Opcional y costosa Nativa y optimizada
Escalabilidad Requiere migraciones Crece con tu negocio
Cumplimiento normativo Depende del proveedor Actualizado en España

📊 Caso práctico

Una empresa con tienda online en PrestaShop necesitaba integrar su catálogo con la gestión de stock y facturación.
Con un ERP tradicional, el proceso era lento y costoso.

👉 Con Ahora ERP lograron:

  • Sincronizar pedidos y stock en tiempo real.

  • Automatizar facturación y contabilidad.

  • Mejorar su productividad sin fricciones.


🤝 Conclusión

Ahora ERP es la herramienta ideal para PYMES que quieren dar el salto hacia una gestión más ágil, integrada y escalable.

🔗 Implanta Ahora ERP con Labelgrup, partner oficial en España para este software de gestión empresarial.

Con más de 35 años de experiencia en consultoría tecnológica, Labelgrup te acompaña en todo el proceso de digitalización.

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¿Qué es un PIM y por qué es clave en cualquier ecommerce moderno?

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¿Qué es un PIM y por qué es clave en cualquier ecommerce moderno?

Si tienes una tienda online o vendes en marketplaces, probablemente hayas escuchado hablar de los PIM. Pero… ¿qué es un PIM exactamente y por qué cada vez más empresas lo consideran imprescindible para vender online?

En este artículo vamos a explicarlo de forma sencilla, con ejemplos reales y una herramienta recomendada para ecommerce: Verentia, una solución PIM pensada para centralizar y automatizar la gestión de productos en múltiples canales.


¿Qué es un PIM?

PIM son las siglas de Product Information Management, o lo que es lo mismo, sistema de gestión de información de productos. Su función principal es centralizar todos los datos relacionados con los productos que vende una empresa: títulos, descripciones, fotos, características técnicas, precios, etc.

Gracias a un PIM, todos estos datos se gestionan desde un único lugar y se distribuyen automáticamente a los distintos canales donde vendes: tienda online, marketplaces como Amazon o eBay, catálogos impresos, redes sociales, etc.


¿Por qué es tan importante un PIM en ecommerce?

La gestión del catálogo de productos puede volverse un caos cuando:

  • Vendes en más de un canal (web, Amazon, Miravia, etc.)

  • Tienes un número elevado de productos o referencias.

  • Trabajas con diferentes proveedores que actualizan fichas constantemente.

  • Necesitas mantener la coherencia de la información (nombres, precios, stocks…).

Un PIM te permite ahorrar tiempo, evitar errores y mantener la información siempre actualizada. Esto no solo mejora la eficiencia, sino también la experiencia de compra del cliente final.


Principales beneficios de un sistema PIM

Centralización de datos: todo el contenido de tus productos está en un único lugar.
Automatización de procesos: se acabó copiar y pegar entre plataformas.
Menos errores: evitas inconsistencias en nombres, precios o descripciones.
Mejor SEO: puedes optimizar los textos de producto fácilmente y adaptarlos a cada canal.
Ahorro de tiempo: actualiza cientos de productos en minutos, no en días.


¿Qué es Verentia y cómo puede ayudarte?

Verentia es una solución PIM pensada especialmente para empresas que venden en ecommerce o marketplaces. Lo que la diferencia es su enfoque práctico, su interfaz intuitiva y su integración con otros sistemas clave como ERPs y SGA (gestión de almacenes).

Entre sus características principales destacan:

  • ✅ Gestión centralizada de productos.

  • ✅ Conexión con PrestaShop, WooCommerce, Amazon, Miravia, y más.

  • ✅ Integración con herramientas logísticas.

  • ✅ Control total sobre atributos, variantes e imágenes.

  • ✅ Edición masiva de datos.

Verentia es ideal tanto para tiendas online en crecimiento como para negocios consolidados que necesitan automatizar y escalar su catálogo digital sin perder el control.

👉 Si estás buscando un PIM para ecommerce, Verentia es una opción 100% recomendable.


¿Cuándo deberías plantearte usar un PIM?

No necesitas tener miles de productos para beneficiarte de un PIM. Basta con que:

  • Tengas más de un canal de venta.

  • Te resulte difícil mantener toda la información actualizada.

  • Quieras escalar tu negocio sin duplicar esfuerzos.

  • Busques profesionalizar la presentación de tu catálogo.

 

Saber qué es un PIM y cómo puede ayudarte es el primer paso para transformar la forma en que gestionas tus productos. No es solo una herramienta, es una forma más inteligente y eficiente de trabajar.

Si vendes online, ya sea en tu propia web o en marketplaces, considera implementar un PIM como Verentia. Tu equipo lo agradecerá y tus clientes también.

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